Podmienky prevádzky platformy BEIAElektro 4.0 HUB

1) Všeobecné podmienky používania platformy BEIAElektro 4.0 HUB

1.1 Úvod
Tieto Všeobecné podmienky upravujú používanie platformy BEIAElektro 4.0 HUB (ďalej len „Platforma"), ktorá slúži na riadenie projektov, rozpočtov, realizácie, dodávok, revízií a súvisiacich procesov.
Platforma je určená pre interných aj externých používateľov s pridelenou rolou.
Používaním platformy používateľ potvrdzuje, že sa s týmito podmienkami oboznámil a súhlasí s ich dodržiavaním.

1.2 Účel Platformy
Platforma slúži najmä na:
• evidenciu projektov,
• správu rozpočtov a ponúk,
• nahrávanie a správu dokumentov,
• riadenie realizačných a revíznych krokov,
• schvaľovanie výstupov a podkladov,
• transparentnú evidenciu práce, zmien a výkonov,
• zjednodušenie a zrýchlenie projektových procesov,
• komunikáciu medzi účastníkmi projektu,
• podporu úhrady a auditovateľnosti procesov,
• evidenciu a podporu úhrady za vykonané práce, služby a dodanie materiálu v súlade so zmluvnými podmienkami.

1.3 Základné pravidlá
Každý používateľ je povinný:
• používať Platformu len v rozsahu svojich oprávnení,
• zadávať pravdivé a aktuálne údaje,
• nezasahovať do údajov iných používateľov bez oprávnenia,
• chrániť prístupové údaje,
• rešpektovať schvaľovacie, pracovné a workflow procesy,
• bezodkladne hlásiť bezpečnostné incidenty alebo chyby.

1.4 Postavenie Platformy
Platforma je softvérový nástroj na evidenciu, riadenie a komunikáciu medzi účastníkmi projektov.
Prevádzkovateľ sám neposkytuje projektantské, rozpočtové, realizačné, revízne, právne ani iné odborné služby, pokiaľ nie je výslovne písomne dohodnuté inak.
Prevádzkovateľ nevystupuje ako strana zmlúv uzatváraných medzi používateľmi v rámci zákaziek, ani ako zástupca žiadnej zo strán.

1.5 Duševné vlastníctvo a licencia
Projektová dokumentácia, výkresy, výkazy výmer, rozpočty, revízne správy, fotografie, technické listy a iné výstupy nahrané do Platformy môžu byť predmetom autorského práva alebo iných práv duševného vlastníctva v zmysle zákona č. 185/2015 Z. z. (Autorský zákon) a súvisiacich predpisov.
Používateľ vyhlasuje, že má právo príslušný obsah do Platformy vložiť a sprístupniť ostatným oprávneným používateľom zákazky.
Nahratím obsahu do Platformy udeľuje používateľ prevádzkovateľovi nevýhradnú, bezodplatnú licenciu v rozsahu nevyhnutnom na prevádzku, uchovávanie, zálohovanie, zobrazenie oprávneným osobám a audit, a to po dobu uchovávania podľa bodu 2.7.
Licencia ani zmluvné oprávnenie zákazníka na použitie výstupov medzi účastníkmi zákazky sa neriadi samotným prístupom do Platformy, ale zmluvou uzatvorenou k príslušnej zákazke.
Prevádzkovateľ si vyhradzuje všetky práva k Platforme ako celku, jej zdrojovému kódu, grafickému rozhraniu a k databáze zákaziek, ponúk, hodnotení a dokumentácie ako sui generis databázovému dielu v zmysle § 130 Autorského zákona.
Používateľ berie na vedomie, že licencia na použitie konkrétneho obsahu medzi účastníkmi projektu sa riadi zmluvou uzatvorenou k príslušnej zákazke, nie samotným prístupom do Platformy.

1.6 Obsah tretích strán
Je zakázané nahrávať do Platformy obsah, ktorý porušuje autorské práva, know-how, obchodné tajomstvo alebo osobnostné práva tretích osôb.
Používateľ zodpovedá za zákonnosť nahratého obsahu a za to, že má všetky potrebné licencie alebo súhlasy.
Prevádzkovateľ má právo obsah, ktorý zjavne porušuje práva tretích osôb alebo tieto podmienky, zablokovať alebo odstrániť bez predchádzajúceho upozornenia.

1.7 Mlčanlivosť a obchodné tajomstvo
Ponuky, ceny, technické riešenia, projektové podklady, harmonogramy, interné poznámky, hodnotenia a iné informácie získané v súvislosti so zákazkou sú dôverné a môžu predstavovať obchodné tajomstvo v zmysle § 17 Obchodného zákonníka.
Používateľ je povinný:
• zachovávať mlčanlivosť o dôverných informáciách,
• nepoužívať ich mimo účelu príslušnej zákazky,
• nezverejňovať ich tretím osobám bez súhlasu dotknutej strany.
Táto povinnosť trvá aj po ukončení prístupu do Platformy alebo skončení zákazky.

1.8 Odborná a regulačná zodpovednosť
Odborné roly v Platforme (projektant, revízny technik, realizátor, dodávateľ a ďalší) vykonávajú regulovanú alebo odbornú činnosť, na ktorú môžu právne predpisy vyžadovať oprávnenie, autorizáciu alebo poistenie:
• projektant – zákon č. 138/1992 Zb. o autorizovaných architektoch a autorizovaných stavebných inžinieroch,
• revízny technik – vyhláška č. 508/2009 Z. z. (elektrotechnická spôsobilosť),
• realizátor – zákon č. 50/1976 Zb. (stavebný zákon) a súvisiace predpisy.
Každý používateľ s odbornou rolou vyhlasuje, že disponuje potrebným oprávnením, kvalifikáciou a poistením zodpovednosti za škodu v rozsahu vyžadovanom právnymi predpismi alebo zmluvou.
Za odbornú správnosť projektu, rozpočtu, revíznej správy, realizácie alebo iného odborného výstupu zodpovedá výlučne príslušná rola (fyzická alebo právnická osoba), nie prevádzkovateľ Platformy.
Prevádzkovateľ si vyhradzuje právo požiadať o preukázanie odborného oprávnenia a v prípade jeho absencie pozastaviť prístup.

1.9 AI funkcie
Platforma môže využívať nástroje umelej inteligencie (ďalej len „AI") na podporné funkcie, ako sú návrhy textov, hodnotenie ponúk, analýza podkladov alebo asistencia pri tvorbe dokumentov.
AI výstupy sú výlučne podporným nástrojom. Nie sú záväzným odborným, technickým, právnym ani iným posudkom.
Pred použitím akéhokoľvek AI výstupu v praktickom, právnom alebo technickom kontexte je každý používateľ povinný ho overiť vlastným odborným úsudkom alebo konzultáciou s príslušným odborníkom.
Prevádzkovateľ nezodpovedá za správnosť, úplnosť ani vhodnosť AI výstupov.
Na spracovanie vstupov pre AI funkcie môžu byť použité služby tretích strán (poskytovateľ AI). Používateľ berie na vedomie, že zadané vstupy môžu byť odosielané týmto poskytovateľom v súlade s ich podmienkami a bezpečnostnými zárukami. Do AI funkcií nie je povolené zadávať osobné údaje nad rámec nevyhnutného minima.

1.10 Platby a finančné mechanizmy
Ak je to dohodnuté v zmluve, úhrada vykonaných prác môže byť zabezpečená:
• platbou vopred,
• vinkuláciou,
• bankovou garanciou,
• alebo iným dohodnutým zabezpečovacím mechanizmom.
Platforma slúži výlučne na evidenciu podkladov, stavov schválení a auditovateľnosť procesu súvisiaceho s úhradami. Sama osebe nevykonáva regulované platobné služby, nevystupuje ako platobná inštitúcia, banka ani escrow agent v zmysle zákona č. 492/2009 Z. z. o platobných službách ani iných predpisov, pokiaľ nie je výslovne uvedené inak a príslušné regulačné oprávnenie nie je preukázané.

1.11 Výber dodávateľa a tender
Podanie ponuky prostredníctvom Platformy nezakladá nárok na výber ani na uzatvorenie zmluvy.
Zákazník (objednávateľ) odoslaním objednávky berie na vedomie a akceptuje, že výber konkrétnej firmy pre realizáciu zákazky môže byť vykonaný prostredníctvom platformy podľa nastaveného workflow, interných pravidiel a zmluvných podmienok.
Neúspešný uchádzač nemá nárok na náhradu nákladov na prípravu ponuky, pokiaľ nie je písomne dohodnuté inak.
Platforma nepredstavuje platformu verejného obstarávania v zmysle zákona č. 343/2015 Z. z. Ak je zákazník verejným obstarávateľom, je jeho povinnosťou zabezpečiť súlad s príslušnými predpismi o verejnom obstarávaní mimo Platformy.

1.12 Databázová ochrana
Databáza zákaziek, ponúk, rozpočtov, hodnotení, dokumentov a iných záznamov vedených v Platforme je chránená ako databázové dielo sui generis v zmysle § 130 Autorského zákona.
Je zakázané:
• systematicky extrahovať, kopírovať alebo sťahovať obsah databázy,
• využívať automatizované nástroje (scraping, crawling) na získavanie dát z Platformy,
• zverejňovať alebo ďalej distribuovať obsah databázy bez súhlasu prevádzkovateľa.

1.13 Rozpracované moduly
Platforma môže obsahovať moduly označené ako rozpracované. Takéto moduly môžu zobrazovať iba informačné oznámenie, napríklad: „Na module sa pracuje."

1.14 Zakázané používanie
Zakázané je najmä:
• zdieľať účet s neoprávnenou osobou,
• meniť alebo mazať údaje bez oprávnenia,
• obchádzať bezpečnostné mechanizmy,
• zneužívať systém na neoprávnené účely,
• zasahovať do prevádzky Platformy,
• nahrávať obsah porušujúci práva tretích osôb,
• systematicky extrahovať dáta z Platformy,
• zadávať do AI funkcií osobné údaje nad rámec nevyhnutného minima,
• vydávať sa za inú osobu alebo uvádzať nepravdivé údaje o odbornom oprávnení.

1.15 Pozastavenie a ukončenie prístupu
Prevádzkovateľ môže prístup používateľa pozastaviť alebo zrušiť, ak:
• používateľ poruší tieto podmienky,
• vykonáva neoprávnené zásahy do Platformy alebo dát,
• poruší povinnosť mlčanlivosti,
• nahrá obsah porušujúci práva tretích osôb,
• stratí odborné oprávnenie potrebné na výkon pridelenej roly,
• sa voči nemu začalo trestné alebo správne konanie súvisiace s činnosťou v Platforme.
Pozastavenie prístupu je možné aj preventívne, ak prevádzkovateľ zistí bezpečnostný incident.

1.16 Zodpovednosť
Prevádzkovateľ nezodpovedá za škody spôsobené:
• nesprávnym používaním Platformy,
• nepravdivými alebo neúplnými údajmi zadanými používateľom,
• zdieľaním prístupu s neoprávnenou osobou,
• porušením podmienok používateľom,
• chybou alebo nepresnosťou AI výstupu,
• výpadkami alebo nedostupnosťou mimo primeranej kontroly prevádzkovateľa,
• stratou dát v dôsledku konania používateľa.
Zodpovednosť za odbornú správnosť výstupov nesie výlučne príslušná odborná rola.

1.17 Zmeny podmienok
Prevádzkovateľ si vyhradzuje právo tieto podmienky meniť. O zmene bude používateľ informovaný prostredníctvom Platformy alebo e-mailom. Nová verzia je účinná dňom zverejnenia alebo iným výslovne určeným dátumom. Ďalším používaním Platformy po nadobudnutí účinnosti zmeny používateľ vyjadruje súhlas s novou verziou podmienok.

────────────────────────────────────────

2) GDPR / Ochrana osobných údajov

2.1 Účel dokumentu
Tento dokument vysvetľuje, ako sa v Platforme spracúvajú osobné údaje používateľov v súlade s nariadením (EÚ) 2016/679 (GDPR) a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.

2.2 Prevádzkovateľ
Prevádzkovateľ Platformy určuje účely a prostriedky spracúvania osobných údajov. Presné identifikačné údaje prevádzkovateľa sa doplnia podľa právneho subjektu, ktorý Platformu prevádzkuje.
Ak Platformu využíva organizácia pre svojich zamestnancov alebo externých spolupracovníkov, môže vystupovať súčasne aj ako prevádzkovateľ v zmysle pracovnoprávnych alebo zmluvných vzťahov; prevádzkovateľ Platformy môže v takom prípade plniť úlohu sprostredkovateľa.

2.3 Rozsah spracúvaných údajov
Môžu sa spracúvať najmä:
• meno a priezvisko,
• e-mail,
• telefón,
• pracovná pozícia a rola v Platforme,
• firma / organizácia, IČO, DIČ, sídlo,
• projektové priradenia a história zákaziek,
• záznamy o aktivitách v systéme (audit logy prihlásení, zmien, schválení, nahratí dokumentov a workflow úkonov),
• dokumenty, prílohy a fotodokumentácia nahrané do Platformy,
• technické údaje o prihlásení a používaní systému (IP adresa, typ zariadenia, čas prístupu).
Fotodokumentácia z realizácie môže zachytávať osoby prítomné na pracovisku. Používatelia sú povinní zabezpečiť, aby nahrávanie takejto fotodokumentácie bolo v súlade s GDPR a príslušnými predpismi.

2.4 Účely spracúvania
Osobné údaje sa spracúvajú na účely:
• autentifikácie a autorizácie,
• riadenia projektov a workflow,
• komunikácie medzi účastníkmi zákazky,
• evidencie schvaľovaní, zmien a auditných logov,
• zabezpečenia bezpečnosti systému a integrity dát,
• plnenia zmluvných a zákonných povinností,
• auditných a kontrolných účelov,
• poskytovania podporných AI funkcií (v rozsahu nevyhnutného minima).

2.5 Právny základ
Spracúvanie môže byť založené na:
• plnení zmluvy alebo predzmluvných opatreniach (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR),
• oprávnenom záujme prevádzkovateľa, najmä bezpečnosť systému a audit (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR),
• zákonnej povinnosti (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR),
• súhlase, ak sa vyžaduje, najmä pri AI funkciách alebo marketingovej komunikácii (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR).

2.6 Príjemcovia údajov a prenosy
Údaje môžu byť sprístupnené len oprávneným osobám podľa rolí a rozsahu oprávnení.
Môžu byť tiež sprístupnené:
• administrátorom Platformy,
• zmluvným partnerom v rozsahu potrebnom na plnenie zákazky,
• poskytovateľom technickej infraštruktúry (cloud hosting, autentifikácia, úložisko, e-mail/SMS notifikácie),
• poskytovateľom AI služieb, pokiaľ sú využívané AI funkcie (vstupy sú minimalizované podľa zásady minimalizácie údajov),
• orgánom verejnej moci, ak to vyžaduje zákon.
Niektorí poskytovatelia infraštruktúry alebo AI môžu sídliť mimo Európskeho hospodárskeho priestoru. V takom prípade sa prenos uskutočňuje na základe štandardných zmluvných doložiek alebo iného vhodného zabezpečenia v zmysle čl. 46 GDPR. Podrobnosti sú k dispozícii na vyžiadanie u prevádzkovateľa.

2.7 Doba uchovávania
Osobné údaje sa uchovávajú len po dobu nevyhnutnú na daný účel:
• identifikačné a kontaktné údaje účtu – po dobu trvania prístupu a 3 roky po jeho ukončení,
• audit logy a záznamy o aktivitách – 5 rokov alebo po dobu stanovenú zákonom,
• projektová dokumentácia a výstupy zákazky – po dobu trvania zákazky a 10 rokov od jej ukončenia, alebo po dobu vyžadovanú príslušnými predpismi,
• technické logy (prístupy, IP) – 12 mesiacov, pokiaľ nejde o bezpečnostný incident.
Po uplynutí doby uchovávania sú údaje bezpečne vymazané alebo anonymizované.

2.8 Práva dotknutej osoby
Dotknutá osoba má právo:
• na prístup k údajom,
• na opravu nepresných údajov,
• na vymazanie („právo byť zabudnutý"), pokiaľ nie je spracúvanie nevyhnutné,
• na obmedzenie spracúvania,
• namietať proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu,
• na prenosnosť údajov, ak sa uplatňuje,
• odvolať súhlas bez vplyvu na zákonnosť predchádzajúceho spracúvania,
• podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov SR.

2.9 Bezpečnosť
Prevádzkovateľ prijíma primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu údajov pred neoprávneným prístupom, stratou, zneužitím alebo poškodením, vrátane šifrovania prenosu dát, prístupovej kontroly na základe rolí a pravidelného zálohovania.

2.10 Kontaktné údaje
Kontaktné údaje pre otázky k ochrane osobných údajov, vrátane uplatnenia práv dotknutej osoby, sa doplnia podľa konkrétneho prevádzkovateľa. Ak bol vymenovaný zodpovedná osoba (DPO), jej kontakt bude uvedený na rovnakom mieste.

────────────────────────────────────────

3) Roly a oprávnenia v platforme

3.1 Všeobecne
Prístup do Platformy je založený na rolách. Každý používateľ vidí iba tie údaje a funkcie, ktoré sú potrebné pre jeho prácu. Pridelením roly nevznikajú prevádzkovateľovi žiadne záväzky voči tretím osobám z odbornej činnosti vykonávanej v rámci danej roly.

3.2 ADMIN
Práva
• správa používateľov a rolí
• zakladanie a úprava projektov
• schvaľovanie a zamietanie procesov
• prideľovanie úloh
• správa dokumentov a workflow
• audit a systémové nastavenia
• aktivácia alebo skrytie modulov
Povinnosti
• dohliadať na správnosť údajov a ich integritu
• kontrolovať prístupové práva podľa zásady need-to-know
• zabezpečiť transparentnosť schvaľovania
• chrániť systém pred zneužitím
• zachovávať mlčanlivosť o všetkých informáciách, ku ktorým má prístup v rámci svojej roly
• nezdieľať a nezneužívať prístupy alebo dáta iných používateľov

3.3 Zákazník
Práva
• prehľad vlastných projektov
• prístup k dokumentom, rozpočtu a schváleniam
• sledovanie postupu realizácie
• schvaľovanie vybraných krokov
• prehľad o stave zákazky
Povinnosti
• poskytovať pravdivé a úplné podklady
• reagovať na schválenia a výzvy v primeranom čase
• rešpektovať rozsah svojich oprávnení
• uhrádzať služby podľa zmluvy
• zodpovedá za zákonnosť podkladov, ktoré nahrá do Platformy, a za to, že má oprávnenie sprístupniť ich ostatným účastníkom zákazky
Poznámka k platbám
Ak je to zmluvne dohodnuté, úhrada vykonaných prác môže byť zabezpečená platbou vopred, vinkuláciou alebo bankovou garanciou. Platforma slúži na evidenciu, nie na priame realizovanie platieb.

3.4 Projektant
Práva
• prístup k priradeným projektom
• vytváranie a odovzdávanie podkladov
• nahrávanie dokumentácie
• sledovanie stavu projektu
Povinnosti
• vypracovať podklady odborne a včas
• používať aktuálne zadania
• odovzdať výstupy v dohodnutom formáte
• rešpektovať technické a legislatívne požiadavky
• vyhlasuje, že disponuje platným oprávnením na výkon projektantskej činnosti v rozsahu zákazky
• zodpovedá za to, že nahratá dokumentácia neporušuje autorské ani iné práva tretích osôb

3.5 Rozpočtár
Práva
• prístup k priradeným projektom a podkladom
• tvorba a úprava rozpočtov
• práca s výkazmi a položkami
• príprava podkladov na schválenie
Povinnosti
• pripraviť presný a úplný rozpočet
• zaznamenávať zmeny transparentne a s odôvodnením
• vychádzať výlučne zo schválených podkladov
• rešpektovať workflow schvaľovania
• zodpovedá za transparentnosť všetkých zmien, aby sa predišlo neoprávneným úpravám rozpočtu

3.6 Dodávateľ
Práva
• prístup k tendrom a výzvam
• tvorba a odosielanie ponúk
• sledovanie stavu ponuky
• prístup k podkladom potrebným na ponuku
Povinnosti
• uvádzať pravdivé ceny, termíny a technické parametre
• predkladať ponuky včas
• dodržiavať podmienky výberového konania
• po schválení riadne plniť dohodnuté záväzky
• ponuka nesmie porušovať práva tretích osôb (autorské práva, know-how výrobcov a pod.)
• podanie ponuky nezakladá nárok na výber ani na uzatvorenie zmluvy

3.7 Realizátor
Práva
• prístup k realizačným projektom
• evidovanie postupu prác
• nahrávanie fotodokumentácie a poznámok
• sledovanie úloh a postupu realizácie
Povinnosti
• vykonávať práce odborne a včas v súlade s príslušnými právnymi predpismi
• evidovať práce pravdivo a bez skresľovania
• dopĺňať dokumentáciu podľa požiadaviek zákazníka a zmluvy
• spolupracovať pri odovzdaní projektu
• zodpovedá za pravdivosť evidencie výkonov
• pri nahrávaní fotodokumentácie je povinný zabezpečiť súlad s GDPR, najmä ak fotografie zachytávajú osoby

3.8 Revízny technik
Práva
• prístup k revíznym projektom
• evidovanie meraní a zistení
• tvorba revízneho reportu
• označovanie stavu revízie
Povinnosti
• vykonať revíziu odborne a objektívne v súlade s vyhláškou č. 508/2009 Z. z. a súvisiacimi predpismi
• zapísať výsledky úplne a pravdivo
• uviesť všetky nedostatky a odporúčania bez vynechávania
• odovzdať výstup v dohodnutom termíne a forme
• vyhlasuje, že disponuje platnou elektrotechnickou spôsobilosťou alebo iným oprávnením potrebným na výkon revíznej činnosti
• zodpovedá za odbornú správnosť a úplnosť revíznej správy; prevádzkovateľ Platformy za jej obsah nezodpovedá